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Nómina en Colombia: qué tener controlado mes a mes

Actualizado: 5 de enero de 2026

La nómina no es solo “pagar salarios”. Una operación sana requiere consistencia en la información, trazabilidad y cumplimiento. Estos puntos suelen generar reprocesos (y riesgos) si no se controlan bien:

• Novedades: horas extra, recargos, ausencias, incapacidades, licencias, vacaciones y cambios salariales.
• Soportes: autorizaciones internas, evidencias de asistencia, actas y documentos que respalden variaciones.
• Seguridad social: coherencia entre base de cotización, novedades y lo reportado en planilla.
• Auditoría interna: revisiones por muestreo antes del cierre (valida topes, liquidaciones y duplicidades).
• Reportes: indicadores básicos (costo laboral, ausentismo, rotación, comparativos por centro de costo).

Recomendación operativa: define un “checklist de cierre” (fechas, responsables y validaciones) y automatiza validaciones repetitivas.

Seguridad y Salud en el Trabajo (SST): enfoque práctico

Actualizado: 5 de enero de 2026

En SST, lo más valioso es la evidencia organizada: políticas, capacitaciones, inspecciones, reportes y acciones correctivas. Para operar mejor y con menos fricción:

• Plan anual: actividades calendarizadas (inducciones, pausas activas, inspecciones, seguimiento).
• Matriz de riesgos: actualizada cuando cambian procesos, equipos, sedes o roles.
• Incidentes/accidentes: registro, investigación, lecciones aprendidas y plan de acción.
• Capacitación: control de asistencia, evaluaciones y soportes por cargo.
• Indicadores: accidentalidad, ausentismo, cumplimiento de actividades, hallazgos cerrados.

Consejo: centraliza documentos y controla versiones. La organización documental reduce tiempos de auditoría y mejora el seguimiento.

Recobro de incapacidades: cómo evitar pérdidas por trámite

Actualizado: 5 de enero de 2026

Muchas empresas pierden dinero por incapacidades no recuperadas por falta de soportes, radicación tardía o inconsistencias. Un flujo operativo recomendado:

1. Recepción: validar legibilidad, fechas, diagnóstico si aplica y entidad (EPS/ARL).
2. Registro: cargar en nómina y en repositorio documental (con consecutivo y responsable).
3. Validación: cruces con asistencia, novedades y base de cotización.
4. Radicación: mantener evidencia (acuse, número de radicado, documentos enviados).
5. Seguimiento: tablero por estado (pendiente, subsanación, aprobado, pagado, rechazado).

En la práctica, la clave es el control de tiempos y la trazabilidad documental. Si quieres, puedo dejarte una plantilla de control (campos y estados) adaptada a tu operación.

IA en empresas: casos de uso útiles (sin humo)

Actualizado: 5 de enero de 2026

La IA es más valiosa cuando automatiza tareas repetitivas y mejora tiempos de respuesta con controles. Casos de uso típicos en áreas administrativas:

• Asistente interno: responde preguntas sobre procesos (nómina, SST, políticas), basado en documentos aprobados.
• Clasificación documental: etiquetado, extracción de datos y búsqueda rápida.
• Soporte al cliente: chatbot con guías, formularios y escalamiento a humano.
• Detección de inconsistencias: reglas + IA para alertar novedades atípicas en nómina.

Recomendación: empieza por 1 proceso medible (tiempo, errores, reprocesos) y define límites claros: qué puede responder y qué debe escalar.